Ab 2025 führt Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ein. Auch Handwerksbetriebe sind betroffen und sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen. Für Hausbesitzer und Renovierer bedeutet die Umstellung in Zukunft transparenteren Zahlungsverkehr und vereinfachte Dokumentation bei Bau- und Renovierungsprojekten.
Was sich durch die E-Rechnung ändert
Künftig reicht es nicht mehr aus, Rechnungen einfach als PDF per E-Mail zu versenden. Die elektronische Rechnung muss einem strukturierten Datenformat entsprechen, das maschinell ausgelesen werden kann. Gängige Standards sind:
- XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das vor allem für die Kommunikation mit Behörden entwickelt wurde.
- ZUGFeRD: Eine Kombination aus strukturierten XML-Daten und einer menschenlesbaren PDF-Darstellung.
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der neuen Gesetzgebung und sorgen dafür, dass Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können.
Warum die Umstellung sinnvoll ist
Auch wenn die Einführung der E-Rechnung zunächst Aufwand bedeutet, profitieren Handwerksbetriebe und ihre Kunden langfristig von der Digitalisierung:
| Vorteil | Nutzen |
|---|---|
| Schnellere Zahlungen | Durch die automatische Verarbeitung verkürzt sich die Bearbeitungszeit deutlich. |
| Weniger Fehler | Tippfehler oder Übertragungsfehler werden reduziert, da die Daten direkt ausgelesen werden. |
| Effizientere Abläufe | Betriebe sparen Zeit und Verwaltungskosten durch standardisierte Prozesse. |
| Bessere Nachvollziehbarkeit | Kunden erhalten strukturierte Rechnungen, die sich leichter archivieren und prüfen lassen. |
Für private Auftraggeber bietet das strukturierte Rechnungswesen eine zuverlässige Grundlage, insbesondere bei größeren Renovierungen oder energetischen Sanierungen, bei denen der Nachweis von Ausgaben gegenüber Behörden oder Banken erforderlich ist.
So bereiten sich Handwerksbetriebe optimal vor
Ein frühzeitiger Start in die Umstellung ist entscheidend, um rechtliche Risiken und operative Probleme zu vermeiden. Wichtige Schritte sind:
- Geeignete Software wählen: Betriebe sollten prüfen, ob ihre bestehende Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format erzeugen und empfangen kann.
- Interne Prozesse anpassen: Abläufe von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung müssen auf elektronische Dokumente abgestimmt werden.
- Mitarbeiter schulen: Alle Beteiligten sollten wissen, wie E-Rechnungen erstellt, verarbeitet und versendet werden.
- Kunden und Partner informieren: Besonders bei Geschäftskunden kann es sinnvoll sein, frühzeitig auf das neue Rechnungsformat hinzuweisen.
Gerade für kleinere Handwerksbetriebe lohnt es sich, Beratung durch die Handwerkskammern oder spezialisierte IT-Dienstleister in Anspruch zu nehmen.
Worauf Hausbesitzer und Renovierer achten sollten
Auch Auftraggeber profitieren von der neuen Transparenz bei Rechnungen. Für größere Bauvorhaben oder Renovierungsarbeiten lassen sich Rechnungen künftig einfacher:
- prüfen,
- archivieren,
- beim Finanzamt einreichen (z.B. für steuerliche Absetzungen nach § 35a EStG).
Wichtig ist, darauf zu achten, dass Handwerksbetriebe ab 2025 E-Rechnungen korrekt ausstellen und versenden können. Wer Angebote einholt, sollte sich im Vorfeld über die Digitalisierungskompetenz des jeweiligen Betriebs informieren – das spricht für eine moderne, kundenfreundliche Arbeitsweise.